Changer d’emploi peut s’apparenter à un défi. Déménager aussi. Imaginez donc que vous changez d’emploi et déménagez en même temps… à l’étranger de surcroît ! En tant que professionnel·le des RH, responsable d’équipe ou manager, vous devez probablement faire face à cette situation régulièrement : accueillir de nouveaux collègues qui viennent d’un autre pays. Comment les accompagner au mieux ?
L’année dernière, les expatriés représentaient un peu plus de 10 % de la population en France. Certains d’entre eux, hautement qualifiés, travaillent d’ailleurs peut-être déjà dans votre organisation. Si votre entreprise attire des collaborateurs étrangers, en tant que responsable des RH, vous devrez vous occuper d’une série de questions pratiques. Mais vous pouvez aussi les accompagner dans d’autres aspects de l’expatriation.
La société uButler en a bien conscience. Elle s’occupe à la fois du côté pratique et du côté émotionnel de la relocalisation des collaborateurs. Dans cet article, elle partage ses connaissances pour vous aider à préparer un accueil en douceur pour les salariés étrangers.
À propos de uButler
Grâce à une fonction de chat disponible 24h/24, 7j/7, uButler offre à vos collaborateurs internationaux une assistance personnelle illimitée. Cela soulage le service des RH/de mobilité et les aide à attirer et à retenir les talents. Sans chatbots !
Les collaborateurs parleront toujours à un « humain » : des agents de mobilité qui travaillent sous le nom de « Sophie ». Vos salariés bénéficieront ensuite d’un accompagnement pendant neuf semaines. Pour chaque employé·e, un programme adapté sera développé. uButler a notamment supervisé des relocalisations en douceur chez ASML, KraftHeinz et Shell Recharge.
L’aspect pratique de la relocalisation
Si vous vous installez à l’étranger, vous devrez vous occuper de diverses questions pratiques. Vous trouverez ci-dessous une liste de démarches que vous pourriez avoir à entreprendre. Certaines relèvent de la responsabilité des RH, d’autres de celle des collaborateurs eux-mêmes (ou vous pouvez toutes les confier à uButler, si vous le souhaitez).
La répartition de ces démarches dépend de l’organisation. Par exemple, l’entreprise propose-t-elle une prise en charge des dépenses de santé ? Vous aidera-t-elle à trouver un logement ?
Sur le plan juridique, les démarches suivantes doivent être entreprises lorsque vous vous installez à l’étranger pour raisons professionnelles :
- Vous devrez peut-être vous enregistrer auprès des autorités locales et demander un numéro de sécurité sociale.
- Vous devrez peut-être obtenir un permis de séjour.
- Dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander un abattement fiscal.
- Vous devrez peut-être souscrire une assurance maladie.
Les démarches suivantes ne sont pas exigées par la loi, mais elles peuvent être nécessaires si vous souhaitez vous intégrer à la société ou à des fins administratives :
- Demander une carte d’identité numérique (comme France Identité)
- Ouvrir un compte bancaire
- Rechercher un logement
- Obtenir une carte SIM et un numéro de téléphone
- Faire une demande de scolarisation pour les enfants
- Rechercher un médecin généraliste, un dentiste et une pharmacie
- Entamer des démarches, telles que pour la sécurité sociale et les allocations familiales
L’aspect émotionnel de la relocalisation
L’aspect pratique de la relocalisation est bien sûr essentiel, mais une arrivée en douceur touche davantage à l’aspect émotionnel. Cela est même fondamental d’en tenir compte. C’est précisément là que vous, en tant qu’organisation, pouvez vraiment faire la différence pour vos collaborateurs étrangers.
Si vous accompagnez pleinement vos salariés, pas seulement dans les formalités obligatoires mais également, par exemple, en aidant leur partenaire à trouver un emploi et en les assistant dans leur vie sociale, cela vous aidera à attirer davantage de talents étrangers. Et à les retenir, d’ailleurs, car vous vous assurez que vos collaborateurs sont à la fois satisfaits et reconnaissants.
uButler propose également un accompagnement sur le plan émotionnel, destiné aussi bien aux salariés qu’aux employeurs. Par ailleurs, si vos collaborateurs ont besoin d’un accompagnement en matière de bien-être mental, OpenUp est le partenaire idéal (nous y reviendrons).
Voici quelques exemples de l’aspect émotionnel de la relocalisation :
- Le contact social
Le contact social est un besoin humain fondamental. Certains nouveaux salariés auront déjà un groupe bien établi d’amis et de proches à leur arrivée dans leur nouveau pays, mais certains ne connaîtront personne.
Vous pouvez les aider de différentes manières :
- Planifiez des pauses café avec leurs nouveaux collègues
- Organisez un pot de bienvenue avec leur équipe ou service
- Demandez à votre nouveau collaborateur ou nouvelle collaboratrice s’il ou elle pratique un sport ou un loisir, et dressez une liste des clubs et groupes pertinents pour lui/elle. En tant qu’organisation, vous pourriez même envisager de lui offrir la première année d’adhésion comme cadeau de bienvenue.
- Orientez-le/la vers des groupes de réseaux sociaux (Facebook ou Whatsapp) pour les expatriés de la région.
- Vous connaissez peut-être quelqu’un qui partage les mêmes centres d’intérêts que votre nouveau ou nouvelle collègue : pourquoi ne pas oganiser une rencontre ?
Pensez également à la famille du ou de la salarié·e lorsque vous considérez les points ci-dessus. Par exemple, si la personne a déménagé avec un partenaire, vous pouvez les inviter tous les deux à un pot de bienvenue.
- La découverte de la ville
Bien sûr, votre collaborateur ou collaboratrice aura envie de découvrir sa nouvelle ville dès que possible. Un guide de la ville en guise de cadeau de bienvenue sera donc vivement apprécié. Vous pouvez l’acheter, mais il est encore plus sympa de demander à vos autres collaborateurs de compiler une sélection de leurs lieux et événements préférés.
Incluez tous les bons plans et conseils qui vous viennent à l’esprit, comme les festivals à ne pas rater, les bars et restaurants, les salles de sport, les escapades possibles le week-end et les boutiques locales. Et, si possible, ajoutez une courte phrase pour décrire l’endroit en question.
Vous pouvez également inclure des choses pratiques dans ce guide. Par exemple, comment trier les déchets et où les jeter ? Comment fonctionnent les transports publics ?
- L’aide à l’intégration
Ce qui peut vous sembler tout à fait normal peut constituer un véritable choc culturel pour les personnes originaires d’autres pays, qu’il s’agisse de votre honnêteté, de la façon de dire bonjour, des moyens de transport, du système fiscal, des heures de repas, de la hiérarchie au sein des organisations, des modes de paiement ou de la ponctualité.
Afin d’aider la personne à se sentir chez elle le plus rapidement possible, il est important de lui donner un aperçu de la culture locale. Vous pouvez vous en charger vous-même, mais il est plus sympa de demander à un membre de votre équipe de le faire.
Il peut par exemple organiser une discussion autour d’un café ou élaborer une initiation ludique et plus interactive à la nouvelle culture, par exemple sous forme de quiz.
L’aspect émotionnel de la relocalisation à long terme
Chez OpenUp, nous constatons que les expatriés (surtout à long terme) font face à des difficultés émotionnelles différentes de celles des autres collaborateurs. Une consultation ou un coaching personnel avec un expert psychologue peut aider vos collaborateurs étrangers à gérer ces difficultés.
OpenUp propose des consultations individuelles avec des experts psychologues certifiés par vidéo et chat en ligne. Ils parlent plus de 18 langues, il est donc fort probable que votre employé·e puisse s’exprimer dans sa langue maternelle lors de ces sessions !
Pour nous, la confidentialité est une priorité absolue. Les salariés peuvent nous contacter sans avoir à en informer leur employeur et nous ne divulguerons jamais qui nous a contacté ni le contenu de la conversation.
Toutefois, nous faisons part à l’employeur des sujets récurrents, afin que vous ayez conscience des problèmes qui reviennent régulièrement dans votre organisation.
Nos experts constatent souvent les difficultés ci-dessous :
Les différences culturelles
Les collaborateurs étrangers sont souvent habitués à une culture ou un style de travail différent et devront s’adapter. Mais ces différences culturelles peuvent être de bonnes surprises et amener des changements positifs.
Afin de bien gérer les différences culturelles, il est important de communiquer ouvertement sur la culture de travail et de gérer les attentes à l’avance. En outre, il est conseillé, en particulier au cours des premiers mois, de laisser aux salariés étrangers le temps d’évoquer tout ce qui est fait différemment dans leur pays d’origine, et ce qu’ils peuvent, ainsi que l’équipe, en retirer. Ainsi, tout le monde peut évoluer et progresser.
Le mal du pays
Avec le temps, il est naturel pour de nombreux expatriés de se languir de leur pays d’origine, de leurs amis et de leurs proches. Vous pouvez les aider à s’adapter en leur permettant de prendre de longues périodes de vacances continues, afin qu’ils puissent passer du temps avec leur famille et leurs amis.
En outre, autorisez vos collaborateurs à travailler de l’étranger de temps en temps, afin qu’ils puissent passer plus de temps avec leurs proches.
La bureaucratie
Si les formalités administratives n’ont pas été effectuées, par exemple, un permis de séjour de longue durée ou des démarches administratives à effectuer, c’est une source de stress. En collaborant avec uButler, vous pouvez soulager vos nouveaux collaborateurs.
OpenUp peut vous soutenir dans l’accompagnement émotionnel. Les salariés qui doivent attendre longtemps un permis de séjour peuvent notamment ressentir de la tension et de l’insécurité. Nous pouvons les soutenir durant cette période stressante et les soutenir s’ils souhaitent en parler.
La dépression des expatriés
Les recherches montrent que les expatriés ont plus de chances de développer une dépression, de ressentir de l’anxiété, de la nervosité ou un sentiment d’isolement. OpenUp les aide à bien gérer ces sentiments.
Si la situation s’aggrave, vous devrez procéder de la même manière que pour tout autre collaborateur ou collaboratrice : prévenir le médecin du travail de votre organisation et accompagner votre employé·e durant cette épreuve.
Les expatriés ne comprennent probablement pas bien le système de santé local. Il est judicieux de les orienter vers l’aide appropriée, qui commence souvent par une visite chez le médecin.
OpenUp guide là aussi les salariés sur ce sujet. Nous les accompagnerons jusqu’à ce qu’ils puissent être transférés vers une prise en charge adéquate.
L’expatriation est un grand changement, mais c’est aussi une grande et belle aventure ! Ces conseils vous aideront à faire en sorte que cette expérience se passe le mieux possible et que votre nouveau ou nouvelle collègue ait le temps de se centrer sur l’aspect plaisant de ce défi.
